Разница между первым пунктом и вторым: в первом случае сообщение пользователь получает внутри 1С приложения, а во втором дублируется на чат, почту, смс, и т.д.
Так же интересно как в терминальных режимах работает.
Только так, ибо пользователя просто может не быть за компьютером, а по телефону можно других попросить, чтобы закрыли. Да и по-человечески это как-то, а не просто тупо вышибить во время работы.